Centralino VoIP: come funziona e come ti permette di risparmiare tempo e denaro

Se la comunicazione interna ed esterna è un collo di bottiglia nella tua azienda, un centralino VoIP come YouNeed rappresenta di certo una soluzione interessante da valutare per risparmiare tempo, denaro e un sacco di grattacapi quotidiani.

Immagina:

Sei in ufficio. 

Il telefono squilla senza sosta. I clienti sono in attesa. Il tuo team è bloccato perché non riesce a gestire tutte le chiamate contemporaneamente. 

Nel frattempo, il tuo tecnico IT cerca disperatamente di capire perché la linea tradizionale continua a dare problemi. 

Suona familiare? 

A differenza dei vecchi centralini fisici –  ingombranti e costosi – un centralino telefonico VoIP sfrutta la connessione internet per gestire le chiamate in modo intelligente. 

Questo significa che puoi: 

• ricevere e trasferire chiamate ovunque ti trovi;
• integrare il tuo sistema con CRM aziendali e altri tools;
• avere un risponditore automatico che instrada i clienti nel modo giusto;
• non perdere mai più una telefonata importante.

Prendi ad esempio Andrea, da PC Expert di Vicchio (FI). La sua impresa è passata a YouNeed da qualche tempo e un paio di settimane dopo la formazione che abbiamo fatto in azienda dice di noi: 

“è stato subito intuitivo, ho apprezzato la facilità con cui si aggiungono numeri in rubrica, di come si passano le chiamate. Anche per il discorso che da cellulare posso effettuare le chiamate con il numero dell’ufficio. Mi trovo davvero bene”. 

Prima di passare a un centralino VoIP virtuale, le chiamate dei clienti si perdevano tra segreterie telefoniche e telefoni aziendali non sincronizzati. 

Oggi, grazie a YouNeed, può gestire tutte le comunicazioni da un’unica piattaforma, rispondere anche quando è fuori ufficio e organizzare la sua rubrica facilmente.

In questo articolo leggerai tutto ciò che dovresti sapere su cos’è un centralino VoIP, come funziona e perché sempre più aziende lo stanno adottando per migliorare la produttività. 

Centralino VoIP: cos’è?

Un centralino VoIP è un sistema telefonico che utilizza la tecnologia Voice over IP (VoIP) per gestire le chiamate tramite Internet, anziché tramite le linee telefoniche tradizionali.

Il centralino telefonico VoIP permette di effettuare e ricevere chiamate, instradare le comunicazioni e integrare funzioni avanzate come segreteria, IVR e trasferimenti di chiamata, riducendo i costi e migliorando la flessibilità aziendale.

Il sistema Voip è in grado di farti risparmiare tantissime risorse (non solo finanziarie) grazie ad esempio a una gestione più fluida e semplificata delle chiamate aziendali. Elimini gli sprechi e aumenti l’efficienza operativa.

Se il tuo business utilizza ancora vecchie linee telefoniche, probabilmente ogni giorno ti ritrovi sommerso da chiamate perse, costi fissi importanti e un sistema di comunicazione rigido e inefficiente che limita la produttività tua e dei tuoi collaboratori. 

Un centralino tradizionale infatti, richiede hardware costoso, cablaggi, manutenzione costante e aggiornamenti a pagamento…

E le aziende più “moderne” invece? Hanno bisogno di flessibilità, velocità e integrazione con il digitale.

Molti imprenditori sottovalutano il problema, finché non si trovano in situazioni davvero critiche: un cliente importante che non riesce a contattarti, un team che perde minuti preziosi per gestire le chiamate manualmente, l’impossibilità di rispondere quando sei fuori ufficio. 

Tutto questo si traduce in tempo e denaro sprecati. Stai letteralmente bruciando risorse e nel mentre accumuli costi occulti.

Ogni anno infatti le aziende italiane perdono migliaia di euro a causa di un sistema telefonico inefficiente.  Le chiamate perse possono trasformarsi in clienti persi, mentre i costi di manutenzione dei vecchi impianti continuano ad aumentare.

Pensa ai costi nascosti che forse non hai mai considerato:

• canoni mensili delle linee fisse che pesano sul bilancio aziendale;
• interventi tecnici costosi ogni volta che c’è un problema o serve una modifica;
• mancanza di integrazione con software aziendali, che costringe il tuo team a lavorare su più strumenti separati.

A fine anno, questi sprechi possono facilmente superare i €3.000 – soldi che potresti investire in crescita, marketing o formazione del personale.

Vediamo velocemente cosa potresti fare con una centralina telefonica Voip:

• abbatti i costi delle linee fisse: con il VoIP, le chiamate passano tramite internet, riducendo drasticamente le spese telefoniche;
• addio hardware ingombranti: nessuna installazione fisica, nessun cablaggio, nessuna manutenzione costosa;
• rispondi ovunque ti trovi: dal PC, dallo smartphone o dal tablet, senza più vincoli d’ufficio;
• automatizza e semplifica: un risponditore automatico intelligente (IVR) smista le chiamate in modo efficiente;
• integra il tuo sistema con il digitale: compatibilità con CRM e altri strumenti aziendali.

Con YouNeed, hai anche aggiornamenti inclusi, assistenza h24 e un sistema sicuro e crittografato (senza sorprese in bolletta).

I vecchi centralini sono di fatto un limite per il tuo business. Passare a un centralino VoIP significa avere più controllo, meno costi e una gestione delle chiamate senza intoppi

Come funzionano i centralini Voip?

Un centralino VoIP (Voice over IP) sfrutta la connessione internet invece delle linee telefoniche tradizionali. Nella pratica, trasforma la voce in pacchetti di dati digitali e li instrada via web.

Per essere più specifici:

1. quando qualcuno ti chiama, il sistema VoIP riconosce il numero e smista la chiamata automaticamente;
2. puoi rispondere da qualsiasi dispositivo: telefono, PC, smartphone o tablet;
3. tutte le chiamate passano attraverso la rete internet e non dipendono più dai vecchi cavi telefonici.

Grazie a questa tecnologia, il centralino telefonico VoIP è molto più flessibile, economico e performante rispetto ai sistemi tradizionali.

Cosa rende YouNeed così efficiente? Ecco 5 elementi chiave:

1. nessuna linea telefonica fisica: non sei più legato a un numero fisso, puoi rispondere e trasferire chiamate da qualsiasi dispositivo e lavorare da ovunque;
2. ogni chiamata va al giusto reparto grazie ad automazioni intelligenti e la gestione da parte del nostro assistente virtuale “Ambrosia” formato dal nostro team con tutte le informazioni della tua azienda;
3. si integra perfettamente con svariati software aziendali: sistema di gestione delle ferie integrato, gestione della timbratura dei dipendenti, sistema di comunicazione interno snello e funzionale. Presa in carico da parte dell’assistente virtuale che risponde come se fosse la tua segretaria h24, anche fuori orario quando in ufficio non c’è nessuno;
4. non hai hardware da mantenere;
5. hai un’altissima qualità audio e i dati sono al sicuro perché GDPR compliant.

A cosa serve un centralino Voip (e chi dovrebbe usarlo)?

Un centralino VoIP serve a gestire in modo smart le comunicazioni aziendali, eliminando i limiti dei vecchi impianti telefonici.

Chi ne ha bisogno? Ecco le 4 categorie principali:

1. aziende con più sedi: ottengono un’unica piattaforma per connettere tutti gli uffici;
2. team in smart working: possono rispondere dal cellulare o dal PC come se fossero in ufficio;
3. attività con molte chiamate: come servizi clienti, studi legali, call center e aziende con elevata interazione telefonica;
4. piccole imprese: nessun hardware da installare, meno costi e massima flessibilità.

Cosa s’intende per “centralino virtuale Voip”?

Un centralino virtuale VoIP è un sistema telefonico basato sul cloud, che ti permette di gestire le chiamate senza bisogno di un hardware fisico in ufficio.

Come funziona? Le chiamate vengono instradate tramite internet, consentendoti di rispondere da PC, smartphone o telefono IP, ovunque tu sia.

A differenza dei vecchi centralini fisici, tutto avviene su una piattaforma digitale, accessibile con un semplice login.

Ecco i 10 vantaggi di un centralino Voip come YouNeed

Passare a un centralino VoIP come YouNeed significa eliminare i limiti della telefonia tradizionale e ottenere un sistema più flessibile, economico ed efficiente.

Dire “centralino telefonico” è infatti riduttivo: grazie a YouNeed e alle sue numerose funzioni puoi davvero semplificare la vita in azienda (a te e a ogni collaboratore).

Vediamo nel dettaglio i 10 vantaggi più apprezzati dalle oltre 2.000 aziende che ci hanno già scelto.

1. Riduci i costi telefonici fino al 70%

Con l’impianto telefonico VoIP YouNeed, le chiamate passano attraverso internet, eliminando i costi delle linee tradizionali e riducendo le spese telefoniche fino al 70%. Niente più bollette imprevedibili o tariffe nascoste, solo un canone fisso e trasparente.

Prezzo bloccato per 60 mesi e ti paghiamo noi le penali in caso di disdetta contratto con altre compagnie telefoniche.

2. Chiami e usi internet illimitato da ovunque ti trovi

Non sei più legato alla scrivania: potrai rispondere al telefono da ovunque perché grazie a un centralino VoIP come YouNeed gestisci le chiamate da qualsiasi dispositivo.

Dallo smartphone se lavori in smart. Da PC o laptop per rispondere dal browser. Da telefono se preferisci il classico apparecchio fisso.

Il bello? Indipendentemente da dove ti trovi il numero aziendale rimane lo stesso e non sei costretto a cambiarlo.

3. Automatizza grazie al risponditore automatico e gestisci le chiamate in modo intelligente

Quante volte i tuoi clienti hanno dovuto aspettare minuti interminabili prima di parlare con la persona giusta? 

Con un IVR (Interactive Voice Response), puoi automatizzare la gestione delle chiamate e instradarle in modo intelligente senza bisogno di un operatore dedicato.

Cosa vuol dire nella pratica?

Il cliente chiama, il sistema VoIP riconosce il numero e fornisce opzioni personalizzate in base alla configurazione. ll chiamante può scegliere in autonomia l’ufficio corretto con cui vuole parlare come ad esempio vendite, assistenza o amministrazione.

E se l’azienda è chiusa? Il sistema può rispondere in autonomia grazie all’assistente Ambrosia (sfruttando l’intelligenza artificiale) o inoltrare la chiamata a un operatore disponibile.

Niente più chiamate perse, meno attese e maggiore efficienza. Clienti più felici.

4. Integra il centralino con CRM e altri tools

Un centralino telefonico VoIP è un vero e proprio strumento di lavoro integrato.  Con YouNeed, puoi collegare il tuo centralino ai principali software aziendali, tra cui i CRM.

Registra automaticamente le chiamate e visualizza la scheda cliente in tempo reale: quanto potrebbe migliorare la gestione dei clienti avendo sempre tutto a portata di mano?

5. Manutenzione zero e aggiornamenti sempre inclusi

I vecchi centralini fisici, come hai visto nel corso di questo articolo, richiedono costante manutenzione, aggiornamenti e assistenza tecnica. 

Ogni modifica, come l’aggiunta di un nuovo interno, comporta costi extra e interventi complessi – che di certo non vengono eseguiti in modo celere.

Con un centralino VoIP cloud-based come YouNeed:

• nessun hardware da installare: tutto viene gestito via software;
• aggiornamenti automatici inclusi: sempre allineato con le ultime tecnologie, senza costi extra;
• gestione semplificata: aggiungi, rimuovi o modifica gli interni in pochi secondi, senza bisogno di tecnici.

Dimentica le lunghe attese per l’assistenza tecnica: con YouNeed hai sempre un software aggiornato (gratuitamente).

Sapevi che collaboriamo con le Università di Siena e Firenze al fine di garantire aggiornamenti sempre migliori?

6. Nessuna interruzione di servizio (abbiamo il backup automatico e 2 linee di connettività)

Uno dei timori principali quando si parla di telefonia VoIP è la stabilità della connessione.  Sì insomma… cosa succede se salta la rete?

Con YouNeed, il rischio di interruzioni è ridotto al minimo grazie a:

1. backup automatico: se la connessione principale ha problemi, il sistema passa in automatico alla rete secondaria;
2. doppia linea di connettività: connessione principale e secondaria sempre attive, per garantire continuità operativa;
3. sistema Predictive: siamo in grado di scovare il 70% di guasti prima ancora che si verifichino.

Risultato? Continuità di linea sempre garantita. E se qualcosa va storto e non riusciamo a ripristinare la linea entro 8 ore ti rimborsiamo fino a €1.000 al giorno.

7. Il centralino Voip è scalabile: adatto ad aziende da 1 a 1.000 dipendenti

Che tu abbia una piccola impresa, una startup o una grande azienda, il centralino VoIP è in grado di crescere con te. 

Con YouNeed, puoi aggiungere o rimuovere linee telefoniche in pochi secondi, senza dover cambiare hardware o richiedere assistenza tecnica.

Sei una piccola azienda? Attiva un centralino high tech senza costi fissi troppo salati.
Hai una PMI o un’impresa? Gestisci centinaia di interni, sedi e reparti con un’unica piattaforma centralizzata.

Puoi sempre contare sul nostro team di supporto: assistenza garantita e multicanale (ti rispondiamo in 35 secondi).

8. Funziona perfettamente per lo smart working

Con YouNeed, il centralino VoIP si adatta perfettamente alle nuove modalità di lavoro:

• rispondi ovunque tu sia: da smartphone, PC o telefono;
• mantieni il numero aziendale: anche fuori sede, i clienti ti contattano sul solito numero;
• hai un team sempre connesso: con chat, videochiamate e gestione centralizzata delle comunicazioni.

Perfetto per chi lavora da remoto, in viaggio o gestisce più sedi.

9. L’interfaccia è semplicissima, come uno smartphone

Passare a un centralino telefonico VoIP non significa dover imparare a usare un sistema complicato.  YouNeed ha un’interfaccia intuitiva e semplice, che chiunque può usare sin da subito:

• hai un pannello di controllo chiaro e accessibile: tutte le funzioni sono a portata di click;
• hai una gestione rapida: aggiungi, rimuovi o inoltra chiamate in un attimo;
• nessuna formazione necessaria: funziona come un’app sullo smartphone.

YouNeed è cucito su misura per le PMI italiane: se sai usare uno smartphone allora saprai usare YouNeed.

10. Sei in una botte di ferro perché GDPR compliant

La sicurezza dei dati dovrebbe essere una priorità per ogni azienda, e YouNeed è 100% conforme al GDPR.

• Crittografia: le chiamate sono protette e impossibili da intercettare.
• Dati salvati in cloud sicuri: server conformi agli standard europei.
• Gestione controllata degli accessi: solo utenti autorizzati possono visualizzare o modificare i dati.

Hai a tua disposizione un centralino GDPR compliant e le comunicazioni aziendali, oltre che essere veloci e fluide, sono anche al sicuro da violazioni o rischi legali.

Centralini Voip: prezzi e quanto puoi risparmiare ogni mese

Uno dei principali motivi per cui sempre più aziende stanno passando ai centralini virtuali VoIP è il risparmio economico rispetto ai tradizionali sistemi telefonici. 

Ma quanto si può risparmiare realmente? Con un centralino VoIP come YouNeed, elimini i costi nascosti e riduci le spese fino al 70% rispetto alla telefonia tradizionale. Ecco perché:

• deduci fino al 100% le spese telefoniche: YouNeed viene fatturato come software ed è completamente detraibile; 
• hai chiamate nazionali e internazionali a costi ridotti: le tariffe VoIP sono molto più convenienti, soprattutto per chi comunica spesso con l’estero;
• niente più spese di installazione o manutenzione: con un centralino VoIP in cloud, non hai bisogno di hardware fisico o interventi tecnici costosi; 
• hai più flessibilità: paghi solo per ciò che usi e puoi aggiungere o rimuovere interni telefonici in qualsiasi momento.

Quanto costa un centralino VoIP?

I prezzi variano in base alle funzionalità scelte e al numero di utenti, ma rispetto ai vecchi impianti telefonici, un impianto telefonico VoIP come YouNeed ti permette di risparmiare fino a €3.000 all’anno per dipendente.

Inoltre, scegliendo YouNeed, hai tutti i servizi inclusi in un unico canone mensile trasparente, senza sorprese in bolletta. Internet e chiamate te le regaliamo noi.

YouNeed: ecco il centralino perfetto per la tua azienda

• Zero costi di installazione.
• Chiamate illimitate e gestione smart.
• Assistente virtuale con intelligenza artificiale.
• Conforme al GDPR.
• Assistenza H24.
• Aggiornamenti inclusi.
• Prezzo trasparente e senza vincoli.

YouNeed è il centralino telefonico VoIP adatto a PMI e studi professionali che ti semplifica la vita in azienda e ti garantisce una comunicazione fluida, semplice ed efficiente.

Non sei ancora convinto?

Attiva la prova gratuita di YouNeed per 30 giorni: compila il form che trovi qui in basso e guarda tu stesso quanto è facile da usare.