I centralini virtuali come YouNeed stanno prendendo sempre più piede nella comunicazione aziendale. Il perchè è presto spiegato.
Ogni giorno, migliaia di aziende italiane perdono tempo e soldi a causa di problemi di comunicazione interna ed esterna: telefonate perse, costi imprevisti, difficoltà nel gestire smart working e sedi distribuite.
Dimmi se non ti riconosci in queste scene…
Il telefono che squilla senza sosta.
Il cliente importante che è in attesa.
Un fornitore che non riesce a contattarti…
E intanto i tuoi dipendenti cercano disperatamente di trasferire una chiamata o di reperire informazioni tra le scartoffie sulla scrivania. Soldi e tempo persi.
Grazie alla tecnologia VoIP, questi sistemi permettono di gestire tutte le chiamate aziendali ovunque tu sia, con costi più bassi e funzioni avanzate che un centralino tradizionale non potrà mai offrire.
Ma come funzionano esattamente? E quali vantaggi offrono rispetto ai vecchi sistemi? In questo articolo vedremo tutto quello che c’è da sapere sui centralini virtuali e come scegliere quello giusto per la tua azienda, evitando errori costosi e problemi di comunicazione o assistenza post acquisto.
Alla fine capirai perché YouNeed è il centralino telefonico virtuale scelto da più di 2.000 aziende che tutti i giorni lo utilizzano per semplificare la gestione delle chiamate aziendali: dipendenti più felici, meno stress, più produttività.
Centralini virtuali: cosa sono?
I centralini VoIP (Voice over IP) o virtuali permettono di gestire tutte le chiamate aziendali in cloud, eliminando la necessità di infrastrutture fisiche e abbattendo i costi di gestione fino al 50% rispetto ai sistemi tradizionali.
Ma non è solo una questione di risparmio: il vero vantaggio è la flessibilità.
Una comunicazione fluida fa da propulsore a ogni azienda. Ma cosa succede quando il tuo sistema telefonico diventa un ostacolo invece di essere un aiuto?
- Telefonate che si perdono.
- Clienti che restano in attesa.
- Dipendenti che impazziscono cercando di inoltrare una chiamata.
E tutto questo perché stai ancora usando un centralino tradizionale, con cavi, hardware obsoleto e costi nascosti che si accumulano ogni mese.
I centralini virtuali invece sono tutt’altra storia.
Con un centralino virtuale come YouNeed, i tuoi dipendenti possono rispondere alle chiamate da qualsiasi dispositivo, sia che si trovino in ufficio, in smart working o in trasferta. Il tutto con un’interfaccia intuitiva che permette di gestire chiamate, rubrica, note e perfino videochiamate senza perdere tempo.
E non è un caso se le aziende che adottano soluzioni cloud hanno visto un aumento della produttività fino al 39% (fonte IDC Global).
Centralini virtuali: come funzionano?
I centralini virtuali sono basati sulla tecnologia VoIP (Voice over IP) e funzionano totalmente in cloud: questo significa che le chiamate viaggiano via internet e possono essere gestite da qualsiasi dispositivo connesso (smartphone, PC, tablet), senza bisogno di hardware o linee telefoniche dedicate.
Probabilmente il tuo attuale centralino telefonico aziendale assomiglia più a un reperto da museo che a uno strumento di lavoro “moderno”, con cavi ingarbugliati, hardware ingombrante e limiti tecnologici, sbaglio?
Ecco perché i problemi sono all’ordine del giorno…
Ogni guasto e ogni malfunzionamento significa costi imprevisti e interruzioni nel lavoro. E poi ci sono le sedi distribuite, il personale in smart working, le esigenze di mobilità: il tuo centralino attuale può davvero gestire tutto questo?
YouNeed è il centralino virtuale che risolve questi problemi alla radice.
Ecco 3 ottime ragioni per passare a YouNeed:
- puoi gestire le chiamate da qualsiasi posto, senza limiti geografici: per intenderci, potresti essere steso al sole a bordo piscina in un 5 stelle di Dubai ma il cliente in chiamata sarebbe convinto che sei in ufficio (il numero è lo stesso);
- abbatti i costi di gestione e manutenzione: tutto viene gestito via software (e quindi 100% deducibile). Un’analisi di Gartner ha mostrato che le aziende possono ottenere un risparmio sui costi IT fino al 30-45% passando al cloud;
- mai più chiamate perse o clienti in attesa: con un centralino come YouNeed sarà semplicissimo instradare le chiamate in modo intelligente e farle arrivare sempre al primo operatore disponibile. Oppure con Ambrosia, la nostra assistente virtuale, puoi avere una “segretaria virtuale” ben addestrata che grazie all’intelligenza artificiale risponde H24 al posto tuo.
A cosa serve un centralino virtuale?
Se perdi telefonate, i tuoi collaboratori passano ore a cercare file e contratti o i tuoi clienti ti dicono di non riuscire a contattarti…
… probabilmente il tuo attuale centralino ti sta creando più problemi di quanti ne risolva.
Ecco allora 5 problemi che un centralino virtuale come YouNeed elimina per sempre dalla sua azienda.
1. Nessuna chiamata persa o clienti in attesa
Con un centralino tradizionale, se la linea è occupata o l’ufficio è chiuso, il cliente rimane in attesa o al massimo ascolta la classica segreteria telefonica.
YouNeed è un centralino virtuale che smista automaticamente le chiamate al primo operatore disponibile, instrada le richieste più comuni a un risponditore automatico (addestrato con le informazioni della tua azienda per dare risposte pertinenti grazie all’IA) e permette di ricevere chiamate ovunque, anche fuori dall’ufficio.
Mai più clienti persi per colpa di un telefono occupato.
2. La comunicazione per smart working o sedi multiple diventa facile
Con un sistema di comunicazione tradizionale, lavorare da remoto è un incubo: servono deviazioni di chiamata, numeri multipli e una configurazione complessa (devi chiamare l’assistenza ogni volta e attendere i loro comodi mentre sei… fermo).
YouNeed ti permette di gestire tutte le chiamate aziendali da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone, tablet), proprio come se fossi in ufficio.
Perfetto per aziende con più sedi o con dipendenti in smart working.
Nessuna differenza tra chi lavora in sede e chi lavora da remoto, tutti sono reperibili e operativi.
3. Addio costi nascosti e problemi (costosi) di manutenzione
Sai quanto costa mantenere un centralino tradizionale? Oltre all’acquisto dell’hardware, ci sono i costi di installazione, manutenzione e aggiornamento. E se si rompe qualcosa? Ogni intervento tecnico è una spesa imprevista.
Con un centralino virtuale come YouNeed elimini tutti questi costi accessori. Funziona in cloud, quindi non richiede apparecchiature fisiche, e gli aggiornamenti sono automatici, gratuiti e inclusi per sempre.
Risparmio immediato e nessuna sorpresa in bolletta.
4. L’organizzazione interna è più efficiente
Quante volte capita che un dipendente debba cercare per minuti interi il numero di un cliente, oppure passare manualmente una chiamata tra più uffici senza sapere chi sia disponibile?
Grazie a YouNeed, un centralino voip virtuale, ogni chiamata può essere instradata automaticamente alla persona giusta, la rubrica clienti è centralizzata e tutti i reparti possono comunicare tra loro in modo più fluido.
Nessun tempo perso e gestione delle chiamate più veloce.
Guarda quanto è semplice gestire le chiamate con YouNeed:
5. Informazioni al sicuro, tutto è conforme secondo il GDPR
Purtroppo molti imprenditori non lo sanno, ma le comunicazioni aziendali devono essere protette.
Le sanzioni previste dal GDPR possono essere severe se un’azienda fallisce nel proteggere adeguatamente i dati personali con multe fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato mondiale dell’anno precedente.
I vecchi centralini non garantiscono alcuna sicurezza e possono essere intercettati facilmente – e no, usare WhatsApp non è una soluzione perché rimane comunque non sicuro.
YouNeed è GDPR compliant (collaboriamo con le università di Firenze e Siena allo scopo di aggiornare di continuo queste specifiche).
Grazie all’utilizzo della crittografia per proteggere le chiamate e a backup automatici per evitare la perdita di dati sei sempre al sicuro.
La tua azienda è protetta e in regola con le normative sulla privacy.
Perché scegliere un centralino telefonico virtuale per la tua azienda?
Sei ancora indeciso se passare a un centralino virtuale come YouNeed?
Magari pensi che il tuo attuale sistema telefonico sia “abbastanza buono” o che cambiare comporti troppi problemi.
Ma la realtà è questa: il mondo del lavoro è cambiato. Le aziende moderne hanno bisogno di flessibilità, efficienza e riduzione dei costi, e il vecchio centralino tradizionale non è più all’altezza di questi compiti.
Se vuoi un sistema che ti faccia risparmiare tempo, soldi e stress, ecco i motivi principali per cui YouNeed, un centralino telefonico virtuale, è la scelta migliore che puoi fare per la tua azienda.
1. Riduci i costi (e dimentica la manutenzione)
Con un centralino tradizionale, devi affrontare spese di installazione, hardware, manutenzione e aggiornamenti.
Con il centralino virtuale YouNeed, invece:
- niente hardware da acquistare o riparare;
- nessun costo di assistenza tecnica;
- aggiornamenti e nuove funzionalità incluse.
Secondo uno studio di 451 Research, le aziende che passano al cloud risparmiano in media il 27% sui costi IT e fino al 45% sui costi telefonici.
2. Rispondi alle chiamate ovunque (senza perdere clienti)
Nel mondo lavorativo di oggi, il telefono fisso sulla scrivania non è più sufficiente. Un cliente chiama, non trova nessuno in ufficio e… si rivolge alla concorrenza.
Con YouNeed, centralino telefonico voip virtuale:
- le chiamate possono essere ricevute su smartphone, tablet o PC;
- i tuoi dipendenti possono lavorare in smart working senza perdere la linea aziendale;
- le chiamate vengono smistate automaticamente alla persona giusta.
3. Tante funzioni per una gestione più efficiente
Un centralino virtuale come YouNeed è uno strumento che migliora la produttività aziendale grazie a oltre 25 funzioni integrate come:
- risponditore automatico 24/7 per non perdere mai una chiamata;
- integrazione con il CRM per gestire meglio i clienti;
- registrazione delle chiamate per monitorare le conversazioni più importanti;
- report dettagliati sulle chiamate per capire dove migliorare.
Ecco 3 fattori da considerare nella scelta di un centralino virtuale
Scegliere un centralino virtuale non può essere solo una questione di prezzo. Devi valutare attentamente quali funzioni ti servono, quanto può farti risparmiare e se l’assistenza è all’altezza delle tue esigenze – e aspettative.
Un errore comune? Pensare che tutti i centralini virtuali siano uguali.
La realtà è che molte soluzioni sul mercato hanno limiti “nascosti”, costi extra o mancano di funzionalità fondamentali per la gestione della tua azienda.
Ecco i 3 fattori chiave che devi considerare per scegliere la soluzione giusta per il tuo business.
1. Facilità di utilizzo e flessibilità: i tuoi dipendenti sapranno usarlo?
Molti imprenditori pensano: “se passo a un centralino virtuale, il mio team avrà difficoltà ad abituarsi.”
La verità? Se il sistema è complicato, nessuno lo userà al 100% delle sue potenzialità.
Scegliendo YouNeed, un centralino con interfaccia intuitiva, gestione da app e possibilità di personalizzare le funzioni in base alle tue esigenze sarà facile spiegare ai collaboratori come funziona.
I tuoi dipendenti possono iniziare a usarlo in pochi minuti e garantiamo un’attenta formazione iniziale e in più dalle 4 alle 12 ore di formazione annuale aggiuntiva online o in presenza (gratis).
Facile da usare come uno smartphone.
2. Quali funzioni contiene? Ha tutto ciò che ti serve per migliorare DAVVERO la produttività?
Non tutti i centralini telefonici virtuali offrono le stesse funzionalità. Alcuni sistemi ti danno solo il minimo indispensabile, mentre altri hanno strumenti più high tech che possono fare davvero la differenza nel lavoro quotidiano di ogni collaboratore in azienda.
Cosa controllare:
- Ha il risponditore automatico e smistamento intelligente delle chiamate?
- Si integra con CRM e strumenti aziendali preesistenti?
- Registra le chiamate e fornisce report dettagliati?
Permette una gestione smart delle code d’attesa e degli orari di risposta?
YouNeed offre oltre 25 funzionalità integrate, tra cui messaggistica, videochiamate, gestione appuntamenti e perfino l’invio di raccomandate online. Un solo strumento per gestire tutta la comunicazione aziendale – facile e veloce.
3. Assistenza e affidabilità: Cosa succede se qualcosa non funziona?
Uno dei problemi più grandi con i centralini tradizionali è l’assistenza lenta e poco efficace. Se hai un problema tecnico, quanto tempo perdi prima di ricevere supporto?
Cosa verificare prima di scegliere un centralino virtuale:
- Esiste un’assistenza disponibile H24?
- C’è un tempo garantito di risposta?
- Il fornitore offre aggiornamenti continui e gratuiti?
YouNeed garantisce un’assistenza H24, con risposta entro 35 secondi. Inoltre, offre aggiornamenti inclusi e gratuiti, senza costi extra nascosti.
Ma c’è di più…
Prova YouNeed: il centralino telefonico virtuale che semplifica la comunicazione in azienda
Ascolta tu stesso le parole di Elena per Studio Data, studio di elaborazione contabile di consulenza fiscale e tributaria con sede a Castenedolo (BS):
“Utilizziamo YouNeed da ormai due anni ed è comodissimo per avere facile accesso da parte di tutti i colleghi alle comunicazione con i nostri clienti o tra noi. Ti permette di lavorare da casa, fare chiamate dallo stesso numero dello studio. Non pensavo si potesse fare così facilmente. È utilizzabile anche per le nostre riunioni, c’è il timbratore, gestione delle ferie, meeting”.
Elena non è l’unica a risparmiare tempo e semplificare la gestione della sua azienda grazie a YouNeed.
Più di 2.000 aziende in tutta Italia hanno già fatto il passaggio, abbandonando i vecchi centralini telefonici complicati e costosi per una soluzione più moderna, flessibile e vantaggiosa.
È facile da usare con interfaccia intuitiva, attivazione immediata e nessuna complicazione tecnica.
Aumenta la produttività: smart working, gestione completa delle chiamate e integrazione con i tuoi strumenti aziendali.
Risparmio garantito: nessun hardware da acquistare, costi chiari e bloccati fino a 60 mesi, zero spese di manutenzione e ti regaliamo Internet e chiamate.
Assistenza H24 per un supporto rapido con risposta in meno di 35 secondi e multipiattaforma.
Richiedi oggi la demo di YouNeed e provalo gratuitamente per 30 giorni: se non ti piace non paghi nulla e torni a usare il vecchio centralino.
Se invece decidi di tenerlo ti rottamiamo e ti paghiamo il vecchio centralino: compila il form e inizia la tua prova gratuita.
